Hệ Thống Quản Lý Hồ Sơ Lưu Trữ Điện Tử VNPT iStorage: Giải Pháp Tạo Lập Kho Lưu Trữ Số Chuẩn Lưu Trữ Quốc Gia
1. Tổng Quan Về Hệ Thống Lưu Trữ Điện Tử VNPT iStorage
Thực hiện các quy định của Luật Lưu trữ và đề án Chuyển đổi số Quốc gia, các cơ quan hành chính nhà nước đang dịch chuyển mạnh mẽ từ phương thức lưu trữ kho văn bản giấy truyền thống sang mô hình Kho lưu trữ số. Việc quản lý thủ công không chỉ tiêu tốn diện tích kho bãi, nguy cơ hư hỏng tài liệu lịch sử mà còn gây mất nhiều thời gian mỗi khi cán bộ cần tra cứu, khai thác thông tin hồ sơ.
VNPT iStorage giải quyết triệt để bài toán này bằng cách chuẩn hóa toàn bộ vòng đời của hồ sơ điện tử từ khi hình thành, nộp lưu, bảo quản, khai thác sử dụng cho đến khi hết thời hạn bảo quản hoặc chuyển nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Giải pháp đảm bảo tính pháp lý, tính toàn vẹn của hồ sơ và rút ngắn thời gian tìm kiếm chỉ còn tính bằng giây.
2. Lợi Ích Vượt Trội Của VNPT iStorage
Nâng Cao Chất Lượng Lưu Trữ
Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ văn thư - lưu trữ theo đúng quy định pháp luật; loại bỏ rủi ro thất lạc, hư hỏng hồ sơ giấy.
Tạo Lập Kho Lưu Trữ Số
Xây dựng hạ tầng kho lưu trữ hồ sơ điện tử dùng chung, lưu trữ an toàn, bảo mật dữ liệu lâu dài trên nền tảng Cloud.
Khai Thác Nhanh Chóng & Chính Xác
Hỗ trợ công tác tra cứu, mượn/trả, duyệt khai thác hồ sơ tài liệu trực tuyến dễ dàng, tiện lợi và chính xác tuyệt đối.
Tìm Kiếm Hồ Sơ Siêu Tốc
Tích hợp công nghệ tìm kiếm thông minh giúp tra cứu hồ sơ theo từ khóa, danh mục, thời gian hoặc mã định danh chỉ trong vài giây.
3. Tính Năng Chuyên Sâu Của Hệ Thống
3.1. Phân hệ Quản lý Lưu trữ cơ quan
Cung cấp trọn bộ công cụ nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ tại các sở, ban, ngành, UBND quận/huyện và đơn vị sự nghiệp:
- Quản trị hệ thống & Danh mục: Quản lý người dùng, phân quyền vai trò, cấu hình danh mục cơ quan, phông lưu trữ và danh mục thời hạn bảo quản.
- Quản lý quy trình động: Khởi tạo và tùy biến quy trình luân chuyển, nộp lưu và duyệt hồ sơ linh hoạt theo thực tế từng đơn vị.
- Lập danh mục & Thu thập hồ sơ: Xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm, thu thập tài liệu số hóa và tài liệu điện tử từ các phòng ban chuyên môn.
- Nộp lưu & Quản lý kho lưu trữ: Thực hiện nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan; quản lý vị trí kho, phông, hộp/cặp và số hiệu hồ sơ.
- Thu hồi & Quản lý hết thời hạn: Thao tác thu hồi hồ sơ đã nộp lưu khi có điều chỉnh; quản lý danh mục hồ sơ hết thời hạn bảo quản.
- Tiêu hủy & Khai thác hồ sơ: Quy trình thành lập hội đồng, lập biên bản xử lý tiêu hủy hồ sơ hết giá trị; quản lý cấp quyền khai thác, đọc, tải hồ sơ.
3.2. Phân hệ Tích hợp Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh
Đóng vai trò là cầu nối truyền nhận dữ liệu tự động giữa Kho lưu trữ cơ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:
Hồ Sơ Chờ Nộp Lưu
Tổng hợp và kiểm tra danh mục các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn chuẩn bị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Hồ Sơ Đã Nộp Chờ Duyệt
Theo dõi trạng thái các gói hồ sơ điện tử đã gửi lên cấp Tỉnh và đang chờ Hội đồng thẩm định duyệt.
Hồ Sơ Chờ Tiếp Nhận
Quản lý các danh mục hồ sơ đã được phê duyệt và đang trong quá trình bàn giao dữ liệu kỹ thuật.
Hồ Sơ Hoàn Thành & Bị Trả Lại
Quản lý trạng thái hồ sơ đã tiếp nhận chính thức vào Lưu trữ tỉnh hoặc danh sách hồ sơ bị trả lại kèm lý do để bổ sung.
3.3. Phân hệ Quản lý Lưu trữ lịch sử tỉnh
Chuyên biệt dành cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ / Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh/Thành phố:
- Hồ sơ chờ tiếp nhận: Tiếp nhận các gói nộp lưu điện tử từ tất cả các Sở, Ban, Ngành và UBND cấp huyện trên toàn tỉnh.
- Hồ sơ đã tiếp nhận vào lưu trữ: Phân loại, đánh số đăng ký lưu trữ lịch sử, tích hợp phông lưu trữ tỉnh và tổ chức bảo quản an toàn vĩnh viễn.
4. Khả Năng Tích Hợp & Liên Thông Mở Rộng
VNPT iStorage được thiết kế theo kiến trúc mở, sẵn sàng kết nối liên thông với các hệ thống phần mềm trong hệ sinh thái Chính quyền số:
Tích Hợp Quản Lý Văn Bản (VOffice)
Tự động đóng gói và chuyển nộp văn bản, hồ sơ công việc đã hoàn thành xử lý từ hệ thống VOffice sang VNPT iStorage.
Tích Hợp Số Hóa Hồ Sơ (VNPT eDIG)
Kết nối nhận dữ liệu tài liệu giấy đã được bóc tách OCR từ hệ thống eDIG để lưu trữ và tra cứu tập trung.
Tích Hợp Một Cửa Điện Tử (iGate)
Tự động lưu trữ kết quả giải quyết thủ tục hành chính, hồ sơ TTHC đã hoàn thành từ Hệ thống iGate vào kho lưu trữ số.
Sẵn Sàng Tích Hợp Lưu Trữ Quốc Gia
Sẵn sàng hạ tầng API và chuẩn dữ liệu để kết nối liên thông với Hệ thống Quản lý Lưu trữ Quốc gia do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quản lý.
5. Đối Tượng Sử Dụng Mục Tiêu
Giải pháp VNPT iStorage được thiết kế phục vụ toàn bộ hệ thống cơ quan hành chính và tổ chức doanh nghiệp:
Sở Ban Ngành Tỉnh / Thành Phố
Các Sở, Ban, Ngành trực thuộc UBND Tỉnh/Thành phố cần quản lý kho lưu trữ cơ quan và nộp lưu hồ sơ lên Tỉnh.
UBND Quận / Huyện / Thị Xã
Ủy ban nhân dân các Quận, Huyện, Thị xã và các Phòng chuyên môn trực thuộc.
Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý tiếp nhận hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn của toàn bộ các đơn vị trên địa bàn.
Tập Đoàn & Doanh Nghiệp
Các Tập đoàn, Tổng công ty, Ngân hàng có nhu cầu chuẩn hóa kho lưu trữ tài liệu doanh nghiệp bảo mật.
6. Báo Giá & Quy Trình Triển Khai VNPT iStorage
Bảng giá dịch vụ:
| Gói Triển Khai | Quy Mô Cơ Quan / Đơn Vị | Tính Năng Tích Hợp Cốt Lõi | Báo Giá Dịch Vụ |
|---|---|---|---|
| VNPT iStorage - Gói Lưu Trữ Cơ Quan | Sở Ban Ngành / UBND Huyện / Doanh Nghiệp | Quản lý lưu trữ cơ quan, Lập danh mục, Thu thập, Nộp lưu, Tiêu hủy, Khai thác, Tích hợp VOffice/iGate | Xác định sau khảo sát |
| VNPT iStorage - Gói Lưu Trữ Lịch Sử Tỉnh | Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh/Thành phố | Toàn bộ tính năng cơ quan + Tiếp nhận nộp lưu Tỉnh, Tích hợp Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chuẩn Lưu trữ Quốc gia | Xác định sau khảo sát |
| VNPT iStorage - Combo Lưu Trữ Số Toàn Diện | Toàn Tỉnh / Tổng Công Ty | VNPT iStorage + VNPT eDIG (Số hóa OCR) + VNPT VOffice + Chữ ký số SmartCA (Ký số hồ sơ nộp lưu) | Khảo sát & Lập dự toán |
* Chính sách giá cước: Chi phí bản quyền phần mềm và triển khai VNPT iStorage được xác định cụ thể sau khi chuyên gia VNPT khảo sát thực tế quy mô phông lưu trữ, dung lượng tài liệu và các yêu cầu tích hợp hệ thống hiện hữu của Quý khách hàng.
ĐĂNG KÝ KHẢO SÁT & TRIỂN KHAI VNPT ISTORAGE NGAY HÔM NAY!
Hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ, tạo lập kho lưu trữ điện tử an toàn và kết nối liên thông hệ thống lưu trữ lịch sử ngay hôm nay. Liên hệ ngay với bộ phận chuyên gia VNPT Solutions!
Truy cập website chính thức: vnptsolutions.vn
